Fazendo a gestão de telecom nas empresas
Alguns pontos importantes da prática de gestão de telecom, são as seguintes:
Mapeamento dos Recursos de Telecomunicação
A primeira ação é o inventário dos recursos de voz e de dados. Com isso, elimina-se tudo o que não é estritamente necessário para a empresa e seus negócios e mantêm organizada uma tabela de todos os recursos, seus usuários e fornecedores.
Levantamento do Perfil de Consumo
Saber exatamente em que e quanto a empresa consome é fundamental para o estabelecimento de qualquer ação de redução e gestão, como também para decisões futuras.
É preciso manter atualizado os consumos dos diversos tipos de ligações de forma geral e quanto mais individualizada possível.
Adequação dos Recursos de Voz e Dados
Mapeando as necessidades de recursos e estabelecendo o perfil de consumo consegue-se determinar com maior clareza e precisão o que é essencial para atender as necessidades de telecomunicação da empresa.
Este mercado é muito dinâmico e produtos e serviços novos são lançados frequentemente pelas operadoras. Como estes produtos e serviços objetivam principalmente a ampliação da planta instalada das operadoras, as empresas que já são clientes acabam não sendo informadas.
Desta forma é importante manter-se o mais informado possível com novos planos e tecnologias oferecidas pelas operadoras mantendo olhos atentos no mercado.
Negociação e Contratação com Operadoras
Transformar as necessidades em solicitações de fornecimento e traçar um comparativo técnico-comercial de todas as propostas nem sempre é tarefa fácil para a maioria das empresas uma vez que elas não estão habituadas com os detalhes técnicos e também com as ofertas atuais do mercado.
Porém é imprescindível estabelecer uma RFP (Request for Proposal) bem planejada no momento das negociações para contratação de recursos críticos da empresa.
Gerenciamento dos Recursos e Consumos
Sem dúvida a área mais importante para um saudável controle de custos em telecomunicação passa pela excelência na gestão de todos os recursos e consumos.
De um lado, pode-se reorientar os usuários nas melhores práticas de utilização destes recursos, por outro lado, pode-se verificar se as condições comerciais contratadas estão sendo respeitadas.
Uma simples verificação das faturas mensais pode significar o pagamento isento de cobranças incorretas por erro das operadoras.
Auditoria das Faturas
Mensalmente, todas as faturas de voz e dados da empresa devem ser analisadas antes do seu pagamento. Qualquer cobrança discordante dos acordos comerciais e técnicos deverá ser contestada diretamente com as operadoras.
Processos de Ressarcimentos de Cobranças Indevidas
A verificação de cobranças indevidas, mesmo em faturas anteriores à contratação, pode ser reclamada através de processos administrativos junto às operadoras ou órgãos oficiais de controle e regulamentação.
Campanhas Internas no Uso Correto dos Recursos
O uso correto dos recursos determinará a eficiência com que eles serão utilizados. Qualquer desvio no uso correto dos recursos deverá ser apontado para as devidas correções.
Geralmente uma parcela significativa das despesas de voz e dados é causada por uso indevido (p.e., uso particular) ou inadequado (p.e., uso errado) destes recursos.
As empresas devem se preocupar muito mais com o consumo do que com o recurso em si.
Importante manter o estabelecimento de regras de utilização dos recursos pelos usuários.